Der Scanbereich und der Bereich der Dokumentaufbewahrung ist aus Datenschutzgründen strikt von anderen Arbeitsbereichen getrennt. Nur berechtigte, geschulte Mitarbeiter haben Zutritt. Der Einsatz von Kameras oder Mobiltelefonen auf den Produktionsflächen ist nicht gestattet.

Wir sind spezialisiert auf die Verarbeitung von Postrückläufern und der Digitalisierung von Altakten.

Je nach Bedarf können Sie Ihre Dokumente zu uns schicken oder von uns abholen lassen. Für Postrückläufer richten wir auf Wunsch eine spezielle Postadresse ein, an die die Sendungen direkt zugestellt werden.

Viele Papierdokumente sind geheftet, getackert oder in Folien abgelegt.
Unsere erfahrenen Mitarbeiter bereiten die Unterlagen professionell auf, damit beim Scanprozess keine Informationen verloren gehen.
- Entfernen von Klammern und Bindungen
- Repositionieren von Haftnotizen
- Schonendes Scannen gebundener Akten bei Bedarf ohne Beschädigung

Jedes gescannte Dokument wird sorgfältig geprüft.
- Vollständigkeit und Lesbarkeit werden sichergestellt
- Leerseiten werden auf Wunsch entfernt
- Verdrehte Seiten werden auf Wunsch korrigiert

Die gescannten Dateien werden effizient komprimiert, sodass sie wenig Speicherplatz beanspruchen – bei ausreichend guter Bildqualität. Texte, Bilder und Hintergründe können aufbereitet werden, um die Archivierung einfach und platzsparend zu gestalten.

Sie erhalten Ihre Daten je nach Wunsch.
- Über einen sicheren Downloadlink
- Auf verschlüsselten Datenträgern (AES-256)
- Oder direkt in Ihr Kunden-System über eine sichere Schnittstelle

Auf Wunsch vernichten wir Ihre Papierdokumente fachgerecht nach DIN 66399 (Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe 4)
oder geben sie Ihnen sicher verpackt zurück.

Sämtliche Prozesse unterliegen den aktuellen Datenschutz- und Datensicherheitsrichtlinien. Die Prozesse werden von einem zertifizierten Datenschutzbeauftragten regelmäßig geprüft.

- Konzept, Design, Druck und Versand von Formularen für Umfragen, Wahlen oder Datenerhebungen 
- Erfassung und Verarbeitung von Post-Rückläufern, inklusive Klassifizierung und Digitalisierung 
- Hybride Datenerfassung – sowohl papierbasiert als auch über eine App für iOS und Android 

- KI-gestützte Formularauslesung zur Extraktion relevanter Informationen 
- Optionale Datenanreicherung über standardisierte Schnittstellen 
- Transaktionssichere, workflow-basierte Datenverarbeitung 

- Verarbeitung durch geschultes Personal mit langjähriger Erfahrung 
- Einhaltung höchster Datenschutzstandards (DSGVO-konform) 
- Mehrstufige Qualitätskontrollen zur Fehlerreduzierung 
- Zuverlässige Verarbeitung auch bei komplexen oder schwer lesbaren Daten 

- Von uns entwickelte und betriebene Softwarelösung - auch für große Datenmengen geeignet 
- Praxisnah optimiert und beliebig erweiterbar für individuelle Anforderungen 
- Nahtlose Integration in bestehende Systeme über flexible Schnittstellen 

- DSGVO-konforme Verarbeitung in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland 
- Möglichkeit zur Datenanreicherung und Datenexport über externe Schnittstellen 
- Verschlüsselte Speicherung und Zugriffskontrollen für hohe Datensicherheit 

Die osedata GmbH verarbeitet personenbezogene Daten nach den Vorgaben der DSGVO

+ Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland oder der EU.
+ SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Webanwendungen und Datenübertragungen.
+ Nur notwendige Daten werden erhoben („Datensparsamkeit“).
+ Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf projektbezogene Personen beschränkt.
+ Externe Entwickler und Partner sind vertraglich zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz verpflichtet.
+ Auf Wunsch können Kunden jederzeit Auskunft über gespeicherte Daten erhalten oder deren Löschung beantragen.

Die osedata GmbH nimmt die Sicherheit von Informationen und Prozessen ernst.
Als kleines, spezialisiertes Unternehmen haben wir die wichtigsten Anforderungen der NIS2-Richtlinie sinnvoll und praxisnah umgesetzt.

+ Systemsicherheit
+ Verantwortungsvoller Umgang mit Daten
+ Sichere Zusammenarbeit mit externen Entwicklern
+ Schnelle Reaktionsfähigkeit im Notfall
+ Kontinuierliche Verbesserung

Die osedata GmbH unterstützt die Ziele des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes und setzt sich im Rahmen seiner Möglichkeiten für faire, sichere und nachhaltige Geschäftspraktiken ein.

+ Auswahl unserer Partner und Dienstleister unter Berücksichtigung von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Standards.
+ Hinweise und klare Kommunikation zur Einhaltung von fairen Arbeitsbedingungen und Sorgfaltspflichten in der Lieferkette.

Die osedata GmbH verpflichtet sich zu einem rechtskonformen, fairen und verantwortungsvollen Handeln im täglichen Geschäft und in der Zusammenarbeit mit Partnern und Kunden.

+ Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften (u.a. DSGVO, NIS2, LkSG).
+ Verantwortungsvoller und transparenter Umgang mit Kundendaten, Projekten und finanziellen Abwicklungen.
+ Keine Beteiligung an Korruption, Bestechung oder wettbewerbswidrigen Aktivitäten.
+ Auswahl und Zusammenarbeit mit Partnern und Entwicklern, die unsere ethischen Grundsätze teilen.
+ Laufende Sensibilisierung für Compliance-Themen, angepasst an die Unternehmensgröße.

Die osedata GmbH ist sich seiner Verantwortung gegenüber Umwelt und Gesellschaft bewusst.
Auch als kleines Unternehmen achten wir auf einen nachhaltigen Umgang mit Ressourcen.

+ Nutzung von Cloud-Services mit energieeffizienten Rechenzentren in Deutschland und der EU.
+ Reduzierung von Papierverbrauch durch digitale Prozesse und Dokumentationen.
+ Möglichst ressourcenschonende Entwicklung von Softwarelösungen.
+ Bevorzugte Zusammenarbeit mit Partnern, die Nachhaltigkeit und ethisches Wirtschaften fördern.